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Ab dem 01.01.2020 tritt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft

Sie haben ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem oder eine Registrierkasse im Einsatz? Im Folgenden für Sie die wichtigsten Infos zusammengefasst.

Digitale Kasse Bezahlvorgang

Fiskalisierung der Kasse – Manipulationen sichtbar(er) machen

Die Umsetzung der KassenSichV (Ver­ord­nung zur Be­stim­mung der tech­ni­schen An­for­de­run­gen an elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs- und Si­che­rungs­sys­te­me im Ge­schäfts­ver­kehr, § 146a AO) führt u.a. dazu, dass sämtliche Ihrer Kassenvorgänge mit einer Art „Fingerabdruck“, nämlich einer elektronischen Signatur versehen werden müssen. Nachträgliche Veränderungen an Kassenbuchungen sollen so – von den Finanzbehörden – beim elektronischen Auslesen der Kassendaten besser bemerkt werden können.

Der notwendige technische „Baustein“ zur Signaturerstellung nennt sich Technische Sicherheitseinrichtung, die sog. TSE.

„Grundsätzlich ist jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV, sowie die damit zu den führenden digitalen Aufzeichnungen, durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.“ (Quelle: Anwendungserlass zur Abgabenordnung, § 146a AO)

Welche Fristen müssen Sie als Händler berücksichtigen?

Die KassenSichV verlangt, dass Ihre im Einsatz befindliche(n) Kasse(n) ab dem 01.01.2020 verordnungskonform sind, d.h. mit einer TSE ausgestattet sind.

Gibt es Frist-Ausnahmen?

Wenn Sie Ihre Registrierkasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft haben und Ihre Kasse zwar GoBD-konform ist, aber bauartbedingt – durch Herstellernachweis dokumentiert – nicht mit der TSE aufgerüstet werden kann, so dürfen Sie diese Kasse längstens bis zum 31.12.2022 weiter betreiben. Die GoBD-Konformität bedeutet, dass die zur Auswertung durch die Finanzbehörden notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden müssen.

Wichtig: Für PC-Kassensysteme gilt diese Ausnahmeregelung nicht!

Da die Implementierung der TSE bei rund 1 Million Kassen in Deutschland (laut der EHI-Studie Kassensysteme 2018) vsl. nicht bis zum 31.12.2019 abgeschlossen sein kann, setzen sich u.a. die IHKs und der Deutsche Steuerberater Verband (DStB) für eine Fristverlängerung bzw. eine Phase der sog. Nicht-Beanstandung durch die Finanzbehörden ein.

Was müssen Händler im Zuge der KassenSichV nun tun?

Das sind im Wesentlichen drei Neuerungen ab dem 01.01.2020:

1. TSE-Pflicht: Ihre Kasse muss mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein

Sprechen Sie Ihren Kassenanbieter (bzw. Warenwirtschaftsanbieter bei integrierten Kassen) an und fragen ihn nach seiner technischen Lösung zur Erfüllung der TSE-Anforderungen der bei Ihnen eingesetzten Kasse(n).

Diese Fragen sollten Sie Ihrem Kassenanbieter stellen:

  • Hat der Anbieter eine zertifizierte TSE-Lösung?
  • Ist für die Implementierung der TSE ein Software-Update erforderlich?
  • Wann wird die TSE-Implementierung abgeschlossen sein? (Lassen Sie sich die fristgemäße Umsetzung schriftlich zusichern oder die nicht fristgemäße Umsetzung schriftlich mitteilen.)
  • Welchen Kosten entstehen Ihnen? Welche Einmalkosten der Implementierung/Erneuerung entstehen? Welche laufenden Kosten entstehen Ihnen?
  • Muss die TSE erneuert werden? (Dies ist abhängig von der technischen Umsetzung der TSE.)

2. Meldepflicht – Ihre Kasse muss beim Finanzamt gemeldet werden

Sprechen Sie Ihren Steuerberater bzgl. der Meldung Ihres Kassensystems beim Finanzamt an. Die Finanzbehörden sind aktuell noch „in der Entwicklung“ einer Meldeform. So ist z.B. noch offen, ob neben der Papierform auch digital gemeldet werden kann. Ihr Steuerberater kann den aktuellen Sachstand bei dem für Sie zuständigen Finanzamt erfragen.

3. Belegausgabepflicht – Sie müssen Ihren Kunden den Kassenbon mitgeben

Sie sind als Händler ab dem 01.01.2020 belegausgabepflichtig. Der Kunde ist jedoch nicht verpflichtet, den Kassenbon mitzunehmen.

Falls Sie in der Digitalisierung Ihrer Kassenprozesse bereits weiter vorangeschritten sind und mit Ihrer Kasse in der Lage sind, Ihren Kunden den Kassenbeleg elektronisch zu übermitteln, so sind Sie von der papierhaften Belegausgabe an Ihren Kunden entbunden. Die elektronische Übermittlung soll laut KassSichV in einem „standardisierten Format“ erfolgen. Dies kann z.B. eine jpg-Datei oder eine PDF-Datei sein.

Fazit

Fangen Sie möglichst zeitnah mit Punkt 1 der „drei Dinge“ an.

Die Umsetzung wird für Sie voraussichtlich mit Kosten verbunden sein – kontaktieren Sie hierzu Ihren Anbieter.

Zeitlich wird Sie hauptsächlich die Umstellung bzw. Implementierung beanspruchen, der weitere Betrieb wird hiervon kaum mehr betroffen sein.

Ob Sie in der Zukunft Updatebedarf vor Ort haben, hängt von der Art der technischen Umsetzung der TSE durch Ihren Systemanbieter ab.

Sie wollen mehr Details in Sachen Rechtsgrundlagen nachlesen? Dann stöbern Sie hier:

Bundesfinanzministerium: Kassensicherungsverordnung

Bundesfinanzministerium: Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

BSI-Bund: Anforderungen an die zertifizierte TSE

Britta Meyer, Unternehmerberatung

Seit 1997 ist Britta Meyer im Einzelhandel tätig und seit 2010 als selbstständige Beraterin unterwegs. Im Fokus ihrer Arbeit stehen die zahlenbasierte Unternehmenssteuerung und die Analyse und Optimierung von Unternehmensprozessen. Britta Meyer moderiert zahlreiche ERFA-Gruppen in verschiedenen Handelsverbundgruppen, hält Vorträge auf Messen und sonstigen Branchenveranstaltungen und veröffentlicht regelmäßig Artikel in Branchenmedien.

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